El artículo 1 del Decreto 398 establece que, para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros” se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el quorum mínimo para deliberar. De esta forma, no se hace necesario contar con la participación del 100% de los accionistas, socios o miembros de la junta directiva, para poder llevar a cabo una reunión no presencial. 

Asimismo, se hace referencia a que el representante legal debe verificar la identidad de los participantes en la reunión, esto es, que sean los accionistas o socios, sus apoderados o miembros de la junta directiva y, también, debe dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quorum durante toda la reunión.  

Finalmente, el mencionado artículo del Decreto hace referencia a que las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías aplicables a las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales. 

El artículo 2, por su parte, hace referencia a que si a la fecha de entrada en vigor del Decreto, esto es el 13 de marzo de 2020, se ha convocado a la reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión, dar alcance a la convocatoria para indicar que se hará de manera no presencial. Dicho alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria e indicarse (i) que se “realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 212 y el artículo 1 del Decreto 398 de 2020”; (ii) el medio tecnológico que se empleará; y (iii) la manera en que los socios, accionistas o sus apoderados podrán acceder a dicho medio.

Por otro lado, la Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa reitera lo mencionado en el Decreto 398 de 2020 e imparte instrucciones adicionales, las cuales mencionamos a continuación:

1. Posibilidad de llevar a cabo reuniones mixtas: Aquellas en las que participan algunas personas presencialmente y otros de manera virtual. Lo anterior, siempre y cuando se determine así en la convocatoria. 
2. Alcance dado a la convocatoria: Invita a los administradores para que utilicen medios adicionales para lograr la mayor difusión posible frente a los socios o accionistas sobre el alcance dado a la convocatoria para indicar que es no presencial o mixta. 
3. Aplicación extensiva del Decreto 398: Si bien el Decreto hace referencia a personas jurídicas no supervisadas por la Superintendencia de Sociedades, el artículo 3 hace extensiva la aplicación del mismo a todas las personas jurídicas, sin excepción. 
4. Reuniones presenciales o mixtas: En caso de que se realice la reunión presencial o mixta, recomienda al representante legal que advierta a los asistentes sobre la necesidad de adoptar las medidas de protección y autocuidado señaladas por el Ministerio de Salud y Protección Social. 
5. Imposibilidad de llevar a cabo la reunión ordinaria: En caso de que ya haya sido convocada y, no sea posible realizar la reunión de manera no presencial o mixta, o si el aforo de la reunión presencial o mixta supera las restricciones señaladas por las autoridades, teniendo en cuenta las restricciones en algunas ciudades para la realización de reuniones públicas o privadas, las disposiciones de orden público priman sobre las normas societarias y, en ese sentido, los representantes legales deberán advertir de la misma forma en la que se hizo la convocatoria, sobre la imposibilidad de llevar a cabo la reunión por hechos que se considerarían como eventos de fuerza mayor o caso fortuito.