1. Renovación de la Matrícula Mercantil. La matrícula mercantil de las sociedades comerciales debe ser renovada anualmente, antes del 31 de marzo. El mismo proceso debe adelantarse para los establecimientos de comercio (incluyendo agencias y sucursales de sociedades extranjeras) inscritos en las Cámaras de Comercio.
El comerciante que incumpla con esta obligación podrá ser sancionado con multas de hasta 17 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$17.254.660, equivalentes a cerca de US$5,065.92). La falta de renovación de la matrícula mercantil por 5 años tendrá como efecto: (i) en los casos de sociedades, la disolución de la sociedad e inactivación de la matrícula mercantil, y (ii) en los casos de establecimientos de comercio, la cancelación de la matrícula.
Además, para el ejercicio de cualquier actividad será necesario mantener vigente la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio donde se desarrolle la actividad. El incumplimiento de esta disposición podría dar lugar a la imposición de las sanciones correspondientes.
2. Renovación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes. Las sociedades registradas en el Registro Único de Proponentes (RUP) que llevan las Cámaras de Comercio, deberán renovar su inscripción a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, so pena de que cesen los efectos de dicha inscripción. Para tales efectos, deberán presentar el formulario adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio y sus anexos.
3. Aprobación de Estados Financieros. Los estados financieros de propósito general a 31 de diciembre del año anterior, dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad (o certificados por el contador si la sociedad no está obligada a tener revisor fiscal), junto con sus notas, así como el proyecto de distribución de utilidades y un informe de gestión preparado por la administración, deben presentarse al máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas) para su aprobación. La Junta Directiva (en el caso de las sociedades que la tienen) debe considerar dichos documentos y aprobar el proyecto de distribución de utilidades. Estas reuniones deben llevarse a cabo antes del 31 de marzo.
4. Depósito de los Estados Financieros. De acuerdo con la ley comercial, copia de los estados financieros de propósito general, junto con las notas y el dictamen correspondiente, deben depositarse en la Cámara de Comercio del domicilio social, dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación por el máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas).
Lo anterior, a menos que la sociedad esté vigilada, controlada o reciba requerimiento especial de la Superintendencia de Sociedades, caso en el cual no está obligada a presentar información a la Cámara de Comercio, sino que debe presentar la información con corte a 31 de diciembre, de manera electrónica, en las fechas establecidas por la Superintendencia de Sociedades para tal efecto, que para el 2021 se encuentran establecidas en la Circular Externa emitida por la Superintendencia de Sociedades el 10 de diciembre de 2020 a la cual pueden acceder en el siguiente link
5. Situación de vigilancia. Las sociedades cuyos activos o ingresos a 31 de diciembre sean superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$30.449.400.000, equivalentes a cerca de US$8,939,850.79) a la fecha de corte del último ejercicio, quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades. En dicho caso, la sociedad deberá notificar a la Superintendencia sobre la configuración de la situación de vigilancia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se haya celebrado la reunión de asamblea general de accionistas o junta de socios en los que se aprobaron los estados financieros que dan cuenta de tal situación. Así mismo, la sociedad deberá realizar el pago de la tasa de contribución por vigilancia que le sea indicada por la Superintendencia de Sociedades.
6. Registro de Situación de Control y Grupo Empresarial. Cuando se configure una situación de control o de grupo empresarial, la sociedad controlante deberá suscribir y registrar ante la Cámara de Comercio competente un documento privado que deberá contener cierta información mínima relacionada con el supuesto que da lugar a la situación de control o grupo empresarial. La inscripción debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o grupo empresarial. En las situaciones de grupo empresarial registradas, es necesario presentar un informe especial a la asamblea o junta de socios, sobre las relaciones económicas existentes entre la controlante o sus filiales o subsidiarias con la respectiva sociedad controlada.
7. Registro de Bases de Datos. Deberán inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, todas aquellas bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice en Colombia (ej., trabajadores, proveedores, clientes, visitantes, miembros de junta, accionistas). Para sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (“UVT”) (para el 2021 COP$3.630.800.000, equivalentes a cerca de US$1,065,991.79). La información que deberá suministrarse al registrar una base de datos incluye, pero no se limita a, datos de identificación y de contacto de la compañía, política de datos personales, encargados del procesamiento, propósito de la base de datos y medidas de seguridad y, en general, la implementación de documentos para demostrar el cumplimiento con el Régimen de Protección de Datos Personales. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021, COP$2.029.960.000, equivalentes a cerca de US$595,990.05).
8. Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPDAM y Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF. Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, cuyos ingresos brutos o sus activos totales al 31 de diciembre de cada año sean iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021, COP$40.599.200.000, equivalentes a cerca de US$11,919,801.06), o que pertenezcan al sector de agentes inmobiliarios, comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, servicios jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de ingeniería civil, servicios de activos virtuales, sectores de supervisión especial o regímenes especiales (Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial – SAPAC, sociedades operadoras de libranza vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, sociedades que lleven a cabo actividades de mercadeo multinivel, fondos ganaderos, sociedades que realizan actividades de factoring vigiladas por la Superintendencia de Sociedades), siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de dicha entidad modificado por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, deberán implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (aprobada por su Junta Directiva), a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al corte en el cual se superó el umbral antes mencionado o que siendo de los sectores mencionados cumplió con los requisitos establecidos.
Las empresas que al 24 de diciembre de 2020 se encontraban obligadas a contar con un SAGRALFT conforme al Capitulo X de la Circular Básica Jurídica No. 1000-000005 de 2017, tienen hasta el 31 de mayo de 2021 para ajustar sus programas.
9. Programa de Ética Empresarial. Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que, en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021, COP$101.498.000, equivalentes a cerca de US$29,799.50) y hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021, COP$40.599.200.000, equivalentes a cerca de US$11,919,801.06), se encontrarán en la obligación de implementar un Programa de Ética Empresarial, conforme a lo establecido en la Resolución 100-006261 de 2020.
La sociedad que esté obligada tendrá hasta el 30 de abril del año siguiente para implementar su Programa de Ética Empresarial.
10. Capitalizaciones, Movimientos de Capital, Sustituciones y Cancelaciones de Registros de Inversión Extranjera. De acuerdo con el régimen de inversiones internacionales vigente en Colombia, las capitalizaciones en divisas deben ser realizadas mediante la transferencia a través del mercado cambiario y su formalización con la declaración de cambio por inversiones internacionales (antiguo Formulario No. 4) o mediante la realización de cualquier acto, contrato u operación lícita, en cuyo caso, es procedente el registro de inversiones internacionales mediante la presentación en el Banco de la República del formulario “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales” (Formulario No. 11), el cual puede ser presentado en cualquier tiempo, firmado por el inversionista o el representante de la sociedad receptora de inversión.
El régimen de inversiones internacionales establece la obligación, en cabeza de los inversionistas extranjeros, de registrar los movimientos de capital de las sociedades (v.gr. cambio de titulares de la inversión extranjera por venta, fusión o escisión en el exterior, los cambios en las empresas receptoras, los cambios en la razón social o los cambios en el destino de la inversión) y las cancelaciones de inversión extranjera por cualquier concepto (v.gr. venta a residentes en el país, fusión internacional, escisión y disminución de capital), acreditando el cumplimiento de ciertos requisitos legales.
De acuerdo con lo anterior, los movimientos de capital y las cancelaciones de inversión extranjera que hubieren ocurrido deben informarse al Banco de la República dentro de los seis (06) meses siguientes a la fecha de la respectiva transacción. En el caso de las sustituciones de inversión extranjera por cambio en el titular, la regulación cambiaria exige que la solicitud sea presentada conjuntamente por el cedente y el cesionario o sus apoderados dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de la respectiva de la transacción. Las solicitudes también podrán ser presentadas por el representante legal de la empresa receptora de la inversión extranjera en Colombia. Actualmente y dada la imposibilidad de radicaciones físicas, la radicación de los formularios de registro pertinentes se realiza a través de un correo electrónico dispuesto por el Banco de la República.
Dependiendo del tipo de operación a informar, será necesario presentar la “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales” (Formulario No. 11), “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales por Reorganizaciones Empresariales” (Formulario 11A) y/o “Declaración de Registro de Cancelación de Inversiones Internacionales” (Formulario 12), con firma del inversionista o su apoderado o el representante legal de la entidad receptora de la inversión.
11. Manejo de anticipos para futuras capitalizaciones. Los recursos que hayan ingresado al país a título de anticipos para futuras capitalizaciones a partir de julio de 2017 deben ser informados como una modalidad de endeudamiento externo pasivo ante el Banco de la República, procedimiento que se cumple al presentar el formulario “Informe de Endeudamiento Externo Otorgado a Residentes en Colombia” (Formulario No. 6), junto con los documentos soporte, ante un Intermediario del Mercado Cambiario.
Este mismo procedimiento es aplicable para las inversiones de capital colombiano en el exterior, las cuales deben ser informadas como una modalidad de endeudamiento externo activo ante el Banco de la República, mediante la presentación del “Formulario de Informe de Endeudamiento Externo Otorgado a No Residentes” (Formulario No. 7) junto con los documentos soporte, ante un Intermediario del Mercado Cambiario.
Los recursos derivados de los anticipos de inversiones internacionales deben formalizarse en la declaración de cambio por endeudamiento externo (antiguo Formulario No. 3).
Actualmente no existe un plazo legal para su capitalización. Una vez sea capitalizado, se debe registrar la inversión extranjera ante el Banco de la República mediante la presentación del formulario de “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales” (Formulario No. 11), el cual puede ser presentado en cualquier tiempo ante el Banco de la República.
12. Recomposiciones de Capital. Las recomposiciones de capital (cambio en el valor nominal de las acciones que implique un aumento o disminución en el número total de participación) en una empresa receptora de inversión extranjera deben ser informadas al Banco de la República.
13. Cuentas de Compensación. La normatividad cambiaria vigente permite a los residentes colombianos tener cuentas bancarias en el exterior. No obstante, en caso de que dichas operaciones sean utilizadas para la realización de operaciones de obligatoria canalización a través del mercado cambiario o pagos en moneda extranjera entre residentes en Colombia, deberán ser registradas ante el Banco de la República como cuentas de compensación. Dichas cuentas de compensación están sujetas a reportes periódicos ante el Banco de la República (mensual) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN (trimestral).
14. Registro de páginas web y sitios de internet de origen colombiano. Las páginas web y sitios de internet de origen colombiano que operan en internet, cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiera o de prestación de servicios deberán ser inscritas en el Registro Mercantil.