De acuerdo con el mencionado Decreto, cuando se presente variación en el número de trabajadores que incida en la cuota mínima de aprendices, la empresa patrocinada deberá informar este hecho por escrito a la Regional del SENA donde esté el domicilio principal de la compañía, lo cual podrá ser realizado en los períodos de julio y enero o de marzo y septiembre, así: 

1. Si el empleador decide remitir la información en los meses de julio y enero: 
   1. Dentro de los 10 primeros días hábiles de julio deberá reportar la planta de trabajadores de enero a junio del año en curso. 
   2. Dentro de los 10 primeros días hábiles de enero deberá reportar la planta de trabajadores de julio a diciembre del año inmediatamente anterior. 
2. Si el empleador decide remitir la información en los meses de marzo y septiembre: 
   1. Dentro de los 10 primeros días hábiles de marzo deberá reportar la planta de trabajadores de septiembre a diciembre del año inmediatamente anterior y de enero a febrero del año en curso. 
   2. Dentro de los 10 primeros días hábiles de septiembre deberá reportar la planta de trabajadores de marzo a agosto del año en curso. 

Estos períodos aplican igualmente para la radicación del reporte de distribución de los aprendices que deben realizar las empresas patrocinadoras con cobertura en dos o más ciudades o departamentos.

Si el empleador se encuentra en un proceso de insolvencia, el reporte de la variación en la nómina podrá ser realizado en cualquier momento. 

Por otra parte, el Decreto eliminó la posibilidad de que aquellas empresas que tienen menos de 15 trabajadores puedan aumentar voluntariamente el número de aprendices patrocinados con alumnos del SENA. En consecuencia, esta alternativa solo es viable para las empresas que tengan 15 o más empleados directos, siempre y cuando no hayan reducido el número de empleados vinculados a la empresa durante los 3 meses anteriores a la fecha de realización de la solicitud, ni reduzcan la nómina durante la vigencia de los contratos de aprendizaje. 

Este Decreto rige a partir del 1 de diciembre de 2018.