Además de la obligación de pagar el valor correspondiente a los intereses de cesantías (hasta el 31 de enero de 2021) y consignar las cesantías correspondientes al año 2020 en el fondo que cada uno de los empleados haya escogido (antes del 14 de febrero de 2021), cualquier empleador debe cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones laborales:

1. Certificados sobre intereses y corrección monetaria pagados en el año inmediatamente anterior para efectos de adquisición de vivienda y certificados de pago de salud y educación. Solicitar a los empleados que tengan préstamos para adquisición de vivienda y a quienes realicen pagos de salud y educación, los certificados correspondientes para actualizar el beneficio tributario respectivo. La sucursal debe recaudar esta información a más tardar el 15 de abril de 2021. Adicionalmente, los empleadores deben solicitar a sus empleados una certificación para proceder con la deducción por dependientes establecida en el artículo 387 del Estatuto Tributario. Es recomendable que la sucursal recaude dicha información a más tardar el 15 de abril 2021.

2. Certificado de ingresos y retenciones. Cada año la sucursal debe entregar a sus empleados una relación detallada de los pagos realizados por todos los conceptos laborales y el valor que fue objeto de retención en la fuente en el año gravable anterior. Este certificado de ingresos y retenciones debe expedirse a más tardar el 31 de marzo de 2021 y debe conservarse por lo menos durante los 5 años siguientes a su expedición.

3. Informe al SENA. La sucursal debe establecer de acuerdo con los parámetros legales, la cuota de aprendices con las que debe contar y vincularlos o monetizar la cuota. Así mismo, debe informar al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en los 10 primeros días hábiles de julio y enero o de marzo y septiembre, cualquier variación en la nómina de los empleados que incida en el número mínimo de aprendices que le corresponden a la sucursal.

4. Autorización de horas extras. Todo empleador debe solicitar anualmente la autorización de trabajo en horas extras ante el Ministerio de Trabajo si sus trabajadores prestan sus servicios en
jornada suplementaria.

5. Prima de servicios. La prima de servicios corresponde a una prestación social legal equivalente a un mes de salario por cada año de servicio. El 50% debe ser pagado en junio (a más tardar
el 30 de junio) y el 50% restante en diciembre (a más tardar el 20 de diciembre) de cada año.

6. Registros de vacaciones y trabajo suplementario. La sucursal debe llevar un registro especial de vacaciones en el que debe anotar la fecha en que ha ingresado cada trabajador, las fechas de inicio y fin en que toma sus vacaciones anuales, y la remuneración recibida por las mismas. En el caso de trabajo suplementario, el registro debe contener la edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la liquidación del recargo correspondiente.

7. Reuniones de los comités legales. Deben reunirse y guardar un registro de sus actas de reunión el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (cada mes) y el Comité de Convivencia Laboral (cada 3 meses).

8. Dotación. De conformidad con la actividad contratada, tres veces al año (antes del 30 de abril, 31 de agosto y el 20 de diciembre de cada año), el empleador debe proporcionar una dotación de un par de zapatos y un vestido de trabajo a aquellos trabajadores que devengan hasta dos veces el salario mínimo legal mensual vigente (para el 2021 COP$2.029.960, equivalentes a cerca de US$596) y que han sido empleados durante al menos 3 meses.

9. Implementación del SG-SST. Se deberá formular el Plan de Mejora y el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para el año 2021. Se deberá tener documentado todo el SG-SST y cumplir al 100% con los estándares mínimos establecidos en la Resolución 312 de 2019, teniendo en cuenta que el Ministerio del Trabajo iniciará vigilancia y control sobre la implementación de este sistema.

10. Implementación y actualización de Protocolos de Bioseguridad. En el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y en razón a la crisis global que se ha presentado por la propagación del COVID-19, se deberán implementar y/o actualizar los protocolos de bioseguridad con base en lo dispuesto en la Resolución 666 de 2020 y en las resoluciones complementarias o específicas para cada industria que emita el Gobierno Nacional.

11. Presentación de cálculo actuarial. Todas las entidades obligadas por normas legales o contractuales a reconocer y pagar pensiones de jubilación y/o a emitir bonos pensionales, deberán al cierre de cada periodo, elaborar un estudio actuarial en forma consistente con el objeto de establecer el valor presente de todas las obligaciones futuras. El informe se deberá presentarse ante la Superintendencia de Sociedades.

12. Salas de lactancia. Los empleadores con capital superior a 1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$1.522.470.000, equivalentes a cerca de US$446,992.54), o con más de 50 trabajadoras, deben adecuar un espacio digno en sus instalaciones para que las trabajadoras en período de lactancia puedan extraer leche materna durante la jornada laboral, bajos normas técnicas de seguridad, para luego transportarla al hogar.

13. Reporte de Vacantes al Servicio Público de Empleo. Es obligación de los empleadores reportar cada vacante que se presente en su nómina mediante el reporte al Servicio Público de Empleo.

14. Jornada semestral entorno familiar. Los empleadores deben facilitar, promover y gestionar una jornada semestral en la que sus trabajadores puedan compartir con su familia en un espacio suministrado por el empleador o en uno gestionado ante la caja de compensación familiar a la cual están afiliados los trabajadores. Si el empleador no logra gestionar esta jornada, deberá permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo con sus familias sin afectar los días de descanso, esto sin perjuicio de acordar el horario laboral complementario.

15. Registro RUTEC. El registro de extranjeros en el RUTEC del Ministerio de Trabajo es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del sector público y las empresas del sector privado que vinculen o contraten personal extranjero dentro del territorio colombiano. La inscripción en el RUTEC se deberá realizar en un plazo no mayor a 120 días calendario siguientes a la celebración del contrato o desde la vinculación del trabajador extranjero.