1. Renovación de la Matrícula Mercantil. La matrícula mercantil de las sucursales debe ser renovada anualmente, antes del 31 de marzo. El comerciante que incumpla con esta obligación podrá ser sancionado con multas de hasta 17 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$17.256.660, equivalentes a cerca de US$5.065,92). La falta de renovación de la matrícula mercantil por 5 años tendrá como efecto, en los casos de las sucursales, la cancelación de la matrícula.
Además, para el ejercicio de cualquier actividad será necesario mantener vigente la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio donde se desarrolle la actividad. El incumplimiento de esta disposición podría dar lugar a la imposición de sanciones.
2. Renovación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes. Las sucursales registradas en el Registro Único de Proponentes (RUP) que llevan las Cámaras de Comercio, deberán renovar su inscripción a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, so pena de que cesen los efectos de dicha inscripción. Para tales efectos, deberán presentar el formulario adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio y sus anexos.
3. Depósito de los Estados Financieros. De acuerdo con la ley comercial, copia de los estados financieros de propósito general de la sucursal, junto con las notas y el dictamen correspondiente, deben depositarse en la Cámara de Comercio del domicilio social, dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación por el órgano competente de la casa matriz. Lo anterior, a menos que la sucursal esté vigilada, controlada o reciba requerimiento especial de la Superintendencia de Sociedades, caso en el cual no está obligada a presentar información a la Cámara de Comercio, sino que debe presentar la información con corte a 31 de diciembre, de manera electrónica, en las fechas establecidas por la Superintendencia de Sociedades para tal efecto, que para el 2021 se encuentran establecidas en la Circular Externa emitida por la Superintendencia de Sociedades el 10 de diciembre de 2020 a la cual pueden acceder en el siguiente link
4. Situación de vigilancia. Las sucursales cuyos activos o ingresos a 31 de diciembre sean superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$30.449.400.000, equivalentes a cerca de US$8,939,850.79) a la fecha de corte del último ejercicio, quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades. En dicho caso, la sucursal deberá notificar a la Superintendencia sobre la configuración de la situación de vigilancia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se hayan aprobado los estados financieros que dan cuenta de tal situación. Así mismo, la sucursal deberá realizar el pago de la tasa de contribución por vigilancia que le sea indicada por la Superintendencia de Sociedades.
5. Registro de Situación de Control y Grupo Empresarial. Cuando se configure una situación de control o de grupo empresarial, la sociedad controlante deberá suscribir y registrar ante la
Cámara de Comercio competente un documento privado que deberá contener cierta información mínima relacionada con el supuesto que da lugar a la situación de control o grupo empresarial. La inscripción debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o grupo empresarial. En las situaciones de grupo empresarial registradas, es necesario presentar un informe especial al máximo órgano social, sobre las relaciones económicas existentes entre la controlante o sus filiales o subsidiarias con la respectiva sociedad controlada.
6. Política de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT. Las sucursales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades cuyos ingresos brutos o sus activos totales al 31 de diciembre de cada año sean iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2021 COP$40.599.200.000, equivalentes a cerca de US$11,919,801.06), o que pertenezcan al sector de agentes inmobiliarios, comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, servicios jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de ingeniería civil, servicios de activos virtuales, sectores de supervisión especial o regímenes especiales (Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial – SAPAC, Sociedades Operadoras de Libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, sociedades que lleven a cabo Actividades de Mercadeo Multinivel, fondos ganaderos, sociedades que realizan actividades de factoring, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades), siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de dicha entidad, modificado por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, deberán implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (aprobada por su Junta Directiva o el máximo órgano social de la casa matriz), a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al corte en el cual se superó el umbral antes mencionado o que siendo de los sectores mencionados cumplió con los requisitos establecidos. Las sucursales que al 24 de diciembre contaban con SAGRLAFT de acuerdo al Capitulo X de la Circular Básica Jurídica 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, deben ajustar sus programas, a más tardar el 31 de mayo de 2021.
7. Aporte efectivo del capital asignado e inversión suplementaria. De acuerdo con el régimen de inversiones internacionales vigente en Colombia, los aportes al capital asignado deben ser realizados mediante la transferencia de divisas a través del mercado cambiario y su formalización con la declaración de cambio por inversiones internacionales (antiguo Formulario No. 4) o mediante la realización de cualquier acto, contrato u operación lícita, en cuyo caso, es procedente el registro de inversiones internacionales mediante la presentación en el Banco de la República del formulario “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales” (Formulario No. 11), el cual puede ser presentado en cualquier tiempo. Los movimientos de capital y las cancelaciones de inversión extranjera que hubieren ocurrido deben informarse al Banco de la República dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de la respectiva transacción.
La inversión suplementaria al capital asignado en las sucursales de sociedades extranjeras del régimen general se aumenta o disminuye exclusivamente con divisas transferidas a través del
mercado cambiario y formalizadas en la declaración de cambio por inversiones internacionales (antiguo Formulario No. 4). La inversión suplementaria al capital asignado en las sucursales de sociedades extranjeras del régimen especial, es decir, aplicable a sucursales dedicadas a E&P de petróleo, gas natural, carbón, ferroníquel y uranio o las prestadoras de servicios inherentes al sector de hidrocarburos debidamente reconocidas por el Ministerio de Minas y Energía, se puede dar en divisas o en virtud de cualquier acto o contrato lícito. Por lo anterior, están obligadas a registrar el movimiento anual de la inversión suplementaria al capital asignado y actualizar el registro de la inversión extranjera ante el Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la República, mediante la presentación electrónica del formulario de registro de inversión suplementaria al capital asignado y actualización de cuentas patrimoniales – sucursales del régimen especial (Formulario No. 13) a más tardar el 30 de junio de cada año.
8. Cuentas de Compensación. La normatividad cambiaria vigente permite a los residentes colombianos tener cuentas bancarias en el exterior. No obstante, en caso de que dichas operaciones sean utilizadas para la realización de operaciones de obligatoria canalización a través del mercado cambiario o pagos en moneda extranjera entre residentes en Colombia, deberán ser registradas ante el Banco de la República como cuentas de compensación. Dichas cuentas de compensación están sujetas a reportes periódicos ante el Banco de la República (mensual) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN (trimestral).
9. Registro de páginas web y sitios de internet de origen colombiano. Las páginas web y sitios de internet de origen colombiano que operan en internet, cuya actividad económica sea de
carácter comercial, financiera o de prestación de servicios deberán ser inscritas en el Registro Mercantil.