Qué debe tener en cuenta ante investigaciones o requerimientos de la UGPP  

Por medio de Acuerdo 1035 del 29 de Octubre de 2015 (el “Acuerdo”), la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (“UGPP”), a través de su Consejo Directivo y de conformidad con las facultades y funciones propias que le otorga la ley, estableció la definición, formula y adopción para la UGPP de la política de mejoramiento continuo en el proceso de determinación, liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social.   

El Acuerdo expone las reglas e interpretaciones de las que parte la entidad a la hora de revisar las bases de cotización correspondientes para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social. 

En virtud de lo anterior, el Acuerdo establece lo siguiente:  

• La UGPP podrá solicitar como información mínima: (i) la nómina detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades; (ii) balances de prueba; y (iii) los auxiliares al máximo nivel de beneficiario final de los respectivos recursos. Adicionalmente, el aportante podrá allega toda la demás información relevante para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones o la UGPP podrá solicitar la demás que considere pertinente. Si no se suministra la información requerida por la entidad el fiscalizado podría incurrir en sanciones diarias de 5 Unidad de Valor Tributario (UVT) por incumplimiento. 
• La UGPP debe conceder un plazo no inferior a 15 días para el que aportante suministre toda la información requerida. Dicho término podrá ampliarse hasta por tres (3) meses, considerado el volumen y la carga operativa para las empresas.  
• La UGPP podrá decretar la práctica de inspecciones tributarias al interior de las investigadas. Para lo anterior, aplicarán los términos establecidos en el Estatuto Tributario. 
• La UGPP podrá adelantar la acción de cobro directa y preferentemente a los aportantes morosos. Para ello, informará de la acción de cobro a las administradoras con el fin de que estas suspendan las acciones que hayan adelantado en contra del aportante moroso.  
• La UGGP confirma que los siguientes pagos laborales no son constitutivos de salario para efectos de base de cotización para aportes al Sistema de Seguridad Social y aportes a Parafiscales:  

1. 1. Prestaciones sociales (auxilio por muerte, incapacidad, dotación, licencia de maternidad, descanso remunerado por aborto, descanso remunerado en lactancia, gastos de entierro, auxilio de cesantía, pensión de jubilación, pensión sanción, prima de servicios).  
   2. Pagos recibidos por el trabajador en especie o en dinero, para el desempeño de sus funciones y no para su propio beneficio o patrimonio;
   3. Viáticos permanentes, salvo lo destinado a manutención y alojamiento;
   4. Viáticos accidentales 
   5. El auxilio legal de transporte:
   6. Pagos que reciba el trabajador de manera ocasional y por mera liberalidad del empleador;
   7. Beneficios o auxilios extralegales habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente y de manera expresa como no constitutivos de salario; y
   8. Los aportes de las entidades patrocinadoras a los fondos de pensiones voluntarias. 

• Para efectos de aplicar la regla del 40% contemplada en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, se tendrían que tener en cuenta todos los pagos no salariales previamente mencionados.
• Para la UGPP no serán salariales los pagos que reconozca el empleador por mera liberalidad, en forma ocasional, y que no retribuyan directamente el servicio prestado por el trabajador.
• En los caso de cotización del salario integral, en todos los casos se aplicaría una base de cotización del 70%, inclusive si dicho porcentaje resulta inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).  
• El Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y será de aplicación inmediata a los procesos administrativos en curso. 

Destacamos que según el Acuerdo, la UGPP advierte que todos los pagos no salariales arriba relacionados debían incluirse para la aplicación del artículo 30 de la ley 1393 de 2010 (regla del 40%), implicando con ello, por ejemplo, que debían incluirse las cesantías para el respectivo aporte de febrero de 2015.  

No obstante lo anterior, en sesión del 9 de febrero de 2016, el Consejo Directivo de la UGPP decidió suspender la inclusión de las prestaciones sociales para la aplicación de la regla del excedente del 40%. Sin embargo, dicha decisión está sujeta al pronunciamiento de la Sala de Servicio Civil del Consejo de Estado. Por tal motivo, al menos para el pago del aporte de Seguridad Social de Febrero de 2015, no tendrían que incluirse las Cesantías consignadas a los trabajadores.