De conformidad con la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, el Ministerio de Relaciones Exteriores estableció nuevas disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos.
La nueva resolución provee nuevos términos y definiciones utilizados para la autenticación de firmas y documentos.
Documento electrónico: es el documento emitido en formato electrónico con una firma digital, que puede ser objeto de interoperabilidad para facilitar su envío de una Entidad a otra, mediante un sistema automático o semi-automático.
Documento privado: es el documento expedido y firmado por una persona natural o jurídica de carácter privado que, para los efectos de apostilla o de legalización, deberá contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite.
Registro de firma: procedimiento interno que realizan los servidores públicos ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual permite comprobar o cotejar la autenticidad de la firma impuesta en un documento público, para el trámite de apostilla o de legalización del mismo.
Sistema automático: procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad, sin intervención humana, y que contiene la totalidad de los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación inmediata, sin que, en estos casos, la solicitud de apostilla o de legalización, requiera se revisada.
Sistema semi-automático: procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad y que contiene de manera parcial los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación, previa revisión por parte de la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones.
Traducción Oficial: Es la traducción de un texto o documento redactado en castellano (español) a otra lengua, o viceversa, que debe ser realizada por un traductor oficial para que surta efectos legales.
Traductor Oficial: es la persona que realiza la traducción oficial y se encuentra debidamente acreditada en los términos del artículo 33 de la Ley 962 de 2005 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrá que registrar y/o actualizar su firma manuscrita o digital (cuando aplique) ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, e informar cambios.
Para la apostilla o legalización de un documento que contiene una traducción oficinal, se deberá efectuar el reconocimiento o autenticación de la firma del traductor oficial ante Notario público. El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará o legalizará la firma del Notario.
El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará o legalizará la firma del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas impuesta en el documento y no podrá certificar o avalar, ni revisar su contenido. La apostilla o legalización se expide sobre la base de un solo documento, independiente del número de hojas que contenga.
Adicionalmente la resolución indica los pasos que se deban adelantar para los siguientes trámites: legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior; cadena de legalización de documentos extranjeros que deban dar efectos legales en Colombia; legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia, mediante la figura de país amigo; legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia, mediante la figura de circunscripción.